Laporan

1. Pengertian Laporan

definisi laporan itu adalah :

1.Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.

2.Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Macam-macam laporan

a)      Laporan beberbentuk formulir isian

Laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blanko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yanga kana dicapai. Laporan ini bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.

b)      Laporan berbentuk surat

Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung tabel, angka atau sesuatu hal lain yang digolongkan pada tabel dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan berbentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan. Jika penulis laporan mempergunakan bentuk surat dalam laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat-surat lainnya.

c)       Laporan bebentuk memorandum

Laporan yang berbentuk memorandum (saran, nota, catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja dan seringkali bermanfaat utuka suatau laporan yang bersifat formal.

d)       Laporan perkembangan dan laporan keadaan

Laporan perkembangan pada prinsipnya berbeda dari laporan keadaan. Menurut arti laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembanagn, perubahan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap  mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan. Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e)      Laporan berkala

Laporan semacam ini selau dibuat dalam jangka waktu tertentu. Dalam bentuk sederhan, laporan semacam ini dapat dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.

f)       Laporan laboratoris

Tujuan laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakuakan dalam laboratoria. Oleh sebab itu laporan ini seringkali memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Kerangka laporan laboratoris:

· Halaman judul

· Obyek atau tujuan

· Teori (yang menyangkut teori mana yang diterapkan)

· Metode (prosedur yang digunakan)

· Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas

· Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan

· Kesimpulan

· Apendiks

· Data asli

g)      Laporan formal dan semi formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah,sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.

Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah laporan merupakan laporan formal, adalah:

· Harus ada halaman judul

· Biasanya ada sebuah surat penyerahan

· Daftar isi

· Ada ikhtisar untuk mengawali laporan atau abstrak

· Ada pendahuluan

· Bila ada kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri

· Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda

· Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal

· Jika perlu laporan formal dilengkapi dengan tabel dan angka-angka

· Laporan formal biasanya didokumentasikan secra khusus.

h)      Laporan buku

Suatu  macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal,  disamping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena ia tidak diperlukan oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut : judul, pendahuluan (mencakup surat penyerahan dan pendahulan), isi laporan, kesimpulan dan saran. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, tetapi diakhiri dengan kesimpulan.

Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
A. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
 Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
 Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
 Jumlah tenaga kerja per bagian.
 Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.
B. Pemindahan tabulating data dan fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :
 Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
 Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
 Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
 Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
C. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
 Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah yang akan dibahas.
c. Batasan masalah.
d. Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
 Kedua : Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :
a. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat analisa si pelapor.
c. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
 Permasalahan.
 Batasan masalah.
 Hipotesa.
 Latar belakang teori.
 Bagian (part).
 Bab-bab (chapters).
 Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.
 Ketiga : Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
 Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.

Sumber: http://girlycious09.wordpress.com/tag/definisi-laporan/, http://irabieber.wordpress.com/2011/11/11/laporan/, http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html